In 8 stappen naar een op tijd betalende klant – goed debiteurenbeheer

In 8 stappen naar een op tijd betalende klant

Yes! Een nieuwe klant, een getekende offerte, op naar een mooi project! Calculeren, inkopen, uitvoeren en er kan een streep onder. Tenminste daar ga je al snel van uit. Maar ja, dan begint het echte werk pas…

Factureren die klus, maar dan ook nog betaald krijgen en daar zit de uitdaging vaak. En wanneer mag je eigenlijk incassokosten en rente rekenen?

Met een goed debiteurenbeheer hoef je je eindelijk geen zorgen meer te maken over je cashflow en worden facturen gewoon op tijd betaald.

In 8 stappen naar een debiteurenbeheer van niveau:

Stap 1:

Zorg voor de juiste contactpersoon. Het klinkt misschien logisch maar de contactpersoon bij je nieuwe klant gaat vaak niet over de betalingen. Vraag daarom meteen bij het ondertekenen van de offerte de gegevens van de administratie. Zodat je gericht je factuur kan sturen.

Heb je zelf geen tijd om je debiteurenbeheer goed te regelen? Stap dan over op factoring. Een factormaatschappij kan je een krediet geven of (grotendeels) directe uitbetaling van je facturen verzorgen. Daarnaast kan een factormaatschappij ook je debiteurenbeheer uit handen nemen.

Stap 2:

Voordat je bij iemand een groot project aanneemt, zorg dan dat je weet wie je voor je hebt. Doorzoek het Kamer van Koophandel handelsregister of je zaken gaat doen met een betrouwbaar persoon.

Stap 3:

Maak duidelijke afspraken, niet alleen in offerte of opdrachtbevestiging, maar maak het ook bespreekbaar. De wettelijke betalingstermijn bestaat uit maximaal 30 dagen, het is dan ook aan te raden dit te hanteren en er voor te laten tekenen in de opdrachtbevestiging. Eventueel mag er bij uitzondering een termijn worden afgesproken van 60 dagen.

Stap 4:

Regel je Algemene Voorwaarden, zorg dat de klant weet waar hij aan toe is. Attendeer de klant op de voorwaarden, stuur ze mee met je offerte.

Stap 5:

Factureer op tijd. Hoe sneller je factureert hoe sneller je debiteur betaald. Een goede factuur bevat de gemaakte afspraken, voldoet aan de eisen van de belastingdienst en is uiteraard overzichtelijk voor jezelf en klant.

Stap 6:

Bel na! Zodra de betalingstermijn is overschreden kan je direct beginnen met nabellen. Natuurlijk kan je wachten op de van de klant:

–       Het geld is overgemaakt, dus wordt elk moment bij je bijgeschreven.

–       We zijn eigenlijk niet tevreden over het geleverde werk, dus willen we graag dat je je afspraken alsnog nakomt.

–       Wij hanteren een eigen betalingstermijn voor de facturen, dus wacht nog maar even af.

Zeker de twee laatste punten kan je natuurlijk voor zijn. Terug naar stap 3!

Stap 7:

Werkt bellen niet, stuur dan een schriftelijke herinnering met daarin sowieso het factuurnummer, de oorspronkelijke factuurdatum en de uiterlijke betalingsdatum. Na 1 herinnering mogen er incassokosten in rekening worden gebracht.

Overzicht maximale incassokosten:

 

* Er geldt een minimum van € 40. Dit betekent dat u voor rekeningen die lager zijn dan € 267 meer dan 15% incassokosten betaalt.

Stap 8:

Stuur een sommatiebrief en stuur deze aangetekend. Zo kan je klant nooit ontkennen dat hij de aanmaning heeft ontvangen. En daarnaast is een debiteur ook verplicht een wettelijke rente te betalen na overschrijding van de officiële betalingstermijn. Voor overeenkomsten met particulieren kunt u een rentepercentage van 2% eisen. Voor overeenkomsten met bedrijven en overheden ligt dit percentage op 8,05%.

Debiteurenbeheer kost tijd en geld, maar facturen die niet betaald worden kosten veel meer!